Managers hebben de neiging informatie achter te houden voor hun medewerkers. Hierbij doel ik met name op financiële informatie. Het achterhouden van financiële cijfers kan heel valide zijn. Alleen de grondhouding is vaak verkeerd. Informatie wordt veelal gedeeld op een need-to-know basis; informatie wordt alleen verstrekt als een medewerker het echt nodig heeft. Ik pleit ervoor informatie altijd te delen, tenzij er een goede reden is om dat niet te doen.

Er zijn veel bedrijfstakken waarin bedrijven graag de boeken van de concurrentie in zouden willen zien. Om deze reden hebben eenmanszaken een minder uitgebreide rapportageplicht dan beursgenoteerde bedrijven. Ook het openbaren van salarisgegevens is controversieel. Omzet wordt vaak wel gedeeld met medewerkers. Het idee is dat medewerkers hier invloed op hebben. En door de omzetcijfers te delen worden medewerkers gestimuleerd hun werk beter te doen.

Er zijn weinig bedrijven die hun kosten bekend maken. Medewerkers met informatie over omzet én kosten kunnen makkelijk de winst uitrekenen. Dit geeft een ondernemer (vooral een DGA) een onbehagelijk gevoel. Eén denktrant is dat winst en verlies het domein is van de ondernemer en daar hoeft hij geen verantwoording over af te leggen. Een ander is dat de medewerker toch geen invloed heeft op de kosten. Ik vraag mij af of dit waar is; en of dit niet gewoon een rationalisatie is van de eerste denktrant. Het geheim houden van kosten is wat mij betreft een foute keuze.

Je kunt omzet en kosten vergelijken met twee zeilboten die een wedstrijd varen over de oceaan. De omzet-boot moet winnen van de kosten-boot; hij moet als eerste in de haven aankomen. Elk uur voorsprong is winst. Plaats nu de medewerkers op de denkbeeldige omzet-boot en vertel ze dat ze zo hard mogelijk hun best moeten doen. Ik ben er van overtuigd dat de motivatie zal stijgen wanneer het team informatie krijgt over de te varen route, het afstandsdoel voor de komende dag en hoe het team tot nu toe gepresteerd heeft. Veel managers zijn het hiermee eens, en dit is exact de reden dat veel bedrijven omzettargets stellen en medewerkers feedback ontvangen.

Een goed presterende omzet-boot is geen garantie voor succes. De omzet-boot moet wel winnen van de kosten-boot. Zonder zicht op de kosten hebben medewerkers geen idee hoe de omzet het doet in vergelijking met die kosten. En dat lijkt mij toch wel essentieel. Door alleen omzettargets te stellen zijn we er niet. Omzettargets zijn doelen, maar geven geen urgentie aan. Niets is meer urgent dan een omzet-boot op achterstand van kosten-boot.

Het is niet nodig om de kosten heel gedetailleerd vrij te geven. Een totaalbedrag is ruim voldoende. Het kan een goed idee zijn om de kostenprognose ruim te schatten en de gewenste winst alvast bij de kosten op te tellen. Hiermee wordt de lat hoger gelegd en is een kleine achterstand bedrijfsmatig acceptabel. In elke wedstrijd motiveert niets beter dan een tegenstander op een kleine voorsprong.