Vergadering in? Telefoon uit!


Laatst zat ik in een vergadering, mijn telefoon ging, en uit pure gewoonte nam ik op. Ik had nog wel de tegenwoordigheid van geest om te vragen of het belangrijk was, maar zelfs dat was een stomme actie. Vandaar mijn nieuwe motto: Vergadering in? Telefoon uit! Een telefoon is alleen niet meer puur een telefoon. Het is een agenda. Je kunt even snel iets opzoeken op internet. Twitterberichtjes sturen is al lang niet meer vreemd; althans niet in mijn bedrijf en in de Tweede Kamer. Het gaat mij dus niet zozeer om de telefoon als apparaat, maar om de telefoon-functie.

Gebeld worden is sowieso al een apart iets. Iemand begint om je aandacht te zeuren en wij hebben onszelf zo geconditioneerd dat we daar zonder nadenken direct gehoor aan geven. Met uitzondering van telefonistes en receptiemedewerkers mag je van mij betreft helemaal zelf bepalen of je telefoon opneemt of niet. Om de één of andere reden vinden we het wél onbeleefd om de telefoon uit te zetten, maar niet onbeleefd als we op een ongelegen moment worden gebeld. En daar zit ook wel logica in. Een beller weet niet of hij gelegen belt, en dat kan hij ook niet weten. Als jij de telefoon op neemt dan mag de beller er van uit gaan dat hij gelegen belt. Bij deze krijgt iedereen van mij de bevoegdheid om zelf te bepalen of een telefoontje op dat moment gelegen is.

Nergens in de telefoonetiquette staat benoemd dat een rinkelende telefoon in alle gevallen per direct moet worden beantwoord en dat een beantwoorde telefoon stante pede moet leiden tot een lang gesprek. Het is mijn inziens omgekeerd. Tijdens een vergadering de telefoon opnemen is juist onbehoorlijk. Men dient rekening te houden met de andere leden van de vergadering. Dat is ook de kern van de etiquette: rekening houden met de gevoelens van anderen en met de gebruiken in een samenleving, in alle situaties waarin mensen met elkaar omgaan. Dat zijn dus niet alleen de gevoelens van de beller, maar ook de gevoelens van de vergadering. Nogmaals: het is juist oké om de telefoon niet op te nemen.

Maar sommige telefoontjes moet je toch opnemen? Stel dat het belangrijk is? Goed punt, echter… Ten eerste gaat het niet om belangrijk, maar om urgent. Wordt je gebeld en kun je je automatische gedrag om de telefoon op te nemen niet weerhouden? Vraag dan of het urgent is, of dat je zo even kunt terug bellen. Dat is een heel logische en heel beleefde vraag. Jammer dat hij niet vaker gesteld wordt. In mijn eerder genoemde voorbeeld belde een vriendin om door te geven dat ze in het ziekenhuis ligt. Heel belangrijk, maar zeker niet urgent. Op dat moment kon ik er niets mee, maar ik legde met mijn telefoon-opneem-actie wel een vergadering twintig minuten lam. Ik had gerust ná de vergadering terug kunnen bellen. Dit is wellicht een cru voorbeeld, maar het maakt wel duidelijk dat het tijd is voor nieuw gedrag ten aanzien van telefoongebruik.

De eerst stap is het uitschakelen van je voicemail. Het niet in kunnen spreken van een voicemailbericht leidt tot vier mogelijkheden (in volgorde van urgent naar niet urgent): 1. Een urgente beller, belt gerust nog een keer om te laten weten dat hij/zij jou nu echt moet spreken. 2. De urgente beller stuurt je een sms met een korte concrete vraag. Daarna is het aan jou om te besluiten of je vergadering onderbreekt. 3. Je ontvangt later een e-mail van de beller, die je na de vergadering kunt lezen en beantwoorden. 4. Je hoort er nooit meer iets van, de beller heeft op een andere manier antwoord gekregen op zijn vraag. Mocht je er nog niet aan toe zijn om je voicemail uit te zetten, dan zijn er overigens diverse dienstverleners die voicemail om kunnen zetten naar uitgeschreven e-mail.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s