Het vervelende van het aannemen van nieuwe medewerkers is de lange inwerktijd. Als je iemand aanneemt, dan is die persoon niet direct productief. De nieuwe collega gaat op cursus, loopt met een ervaren kracht mee en werkt daarna een tijdje onder supervisie. Des te korter de inwerkperiode is, des te lager de kosten. Dit is een regel die geldt bij alle bedrijven en bij alle functies. Of het nu gaat om een hamburgerbakker bij McDonalds of de nieuwe directeur bij een groot beursgenoteerd bedrijf.

McDonalds maakt het werk zo eenvoudig mogelijk. Om bij McDonalds te werken hoef je niet briljant te zijn. Een master, bachelor of zelfs vmbo diploma is niet nodig. Je moet op tijd op je werk verschijnen en kunnen communiceren: “Welkom bij McDonalds, mag ik uw bestelling alstublieft.” McDonalds maakt het werk zo eenvoudig dat iedereen per direct aan de slag kan. McDonalds heeft op deze manier de personeelswerving vereenvoudigt en inwerktijden verkort. Recruteren is simpel.

Ook voor moeilijkere taken, zoals het ontwikkelen van software, werkt dit principe. Des te eenvoudiger het werk voor de programmeur is, des te makkelijker het is om programmeurs aan te nemen. Dit ‘makkelijker maken van het werk’ kun je op twee manieren bereiken. Allereerst kun je het programmeerwerk makkelijker maken; gewoon de klusjes simpeler maken. Dit is hetzelfde als een McDonald hamburger serveren in een vijfsterrenrestaurant. Voor een programmeur werkt dat natuurlijk niet. Het werk wat gedaan moet worden, is het werk wat gedaan moet worden. Je kan niet zomaar je product vereenvoudigen.

De oplossing ligt in het vereenvoudigen van de omstandigheden waaronder het werk gedaan wordt. Dit betekend dat er goede hulpmiddelen zijn, goede trainingen en ook goede procedures. En hier pakken we de paralel met McDonalds weer op. McDonalds maakt de omstandigheden zo, dat de kans op fouten minimaal is. De hulpmiddelen zijn exact toegespitst op de werkzaamheden. Iedereen kan mayonaise op de hamburger spuiten. Een maal knijpen en de juiste hoeveelheid witgele drap wordt netjes verspreid over de gehele hamburger.

Bij McDonalds gaat het er als medewerker om hoe je de werkzaamheid uitvoert. Bij het programeren gaat het om een geheel andere vraag: wélke werkzaamheid voer je eigenlijk uit? Iedere dag is anders, ieder uur is anders, iedere beslissing is anders. Kun je dan de McDonalds-principes wel toepassen? Het antwoord is ‘ja’. Nogmaal het principe: “Het werk wat gedaan moet worden, moet zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt. Zodat nieuwe medewerkers snel ingewerkt zijn en bestaande medewerkers zo productief mogelijk kunnen zijn.”

De aard van de werkzaamheden maakt niet uit. Sterker: bij moeilijkere werkzaamheden is het juist extra belangrijk dat het werk zo makkelijk mogelijk is. Als het werk al moeilijk genoeg is, dan juist heb je goede hulpmiddelen, trainingen en procedures hard nodig. Niet opdat je dan minder hoog opgeleide professionals nodig hebt, maar om begaafde medewerkers nog productiever te maken.

Vorige week stond in een vakblad een advertentie voor een Microsoft training met bijbehorende certificering. Een jongeman – duidelijk nerd – werd tweemaal geportreteerd. Links met certificering. Rechts met een slappe tekst waarin de jongen aangeeft veel ervaring te hebben aangezien hij een aantal boeken heeft gelezen. De advertentie had duidelijk tot doel om de indruk te wekken dat voor een potentiele werkgever een certificering van grootse meerwaarde is boven de laffe claim boekjes gelezen te hebben. En die claim klopt op zich natuurlijk. Echter, waarom is een certificering nou zo belangrijk? Of beter geformuleerd: wat zegt een (Microsoft) certificering precies?

Het afgelopen jaar doken we bij Octavalent flink de boeken in teneinde zelf ook een certificering te behalen. En het moet gezegd: dat viel vies tegen. Een certificering krijg je zeker niet kado. De boeken zijn met 600 tot 900 pagina’s stuk voor stuk – het zijn er drie – flink aan de maat. De stof is zelden luchtig, soms interessant, en doorgaans taai. Zoniet gortdroog. Zelden moet men zoveel details uit het hoofd leren. En evenzo zelden worden die details op een tentamen ook nog eens grondig geëxamineerd. Kortom: certificering vereist naast een gezonde dosis geluk en behoorlijk wat werkervaring vooral veel tijd en inspanning om de stof goed te bestuderen.

Betekend dit dan direct dat een medewerker met certificering meer gekwalificeerd is dan een medewerker zonder? Het antwoord hierop is zoals vaker: dat ligt er aan. Een medewerker is na zijn certificering natuurlijk niet plotsklaps geschikt. De certificering moet wel relevant zijn. Een certificering van Microsoft maakt iemand niet geschikt als hersenchirurg. Ook al is de bewuste certificering nog zo droog, saai en lastig. Een certificering die niet relevant is toont geen geschiktheid aan.

In tegenstelling tot het werk in de hersenchirurgie kan beargumenteerd worden dat een Microsoft certificering wel iets zegt over iemands vaardigheden ten aanzien van Microsoft’s technologie. Dat lijkt logisch. Als het zo is dat de voor de certificering behandelde stof relevant is voor het werk, dan heeft een certificering in die zin waarde. Wanneer de stof relevant is dan toont de certificering aan dat de vers gecertificeerde persoon geschikt is om vol vertrouwen aan het werk te gaan.

Helaas gaat het hier deels mis. Een groot deel van de stof voor de certificering is in de praktijk voor ons niet relevant. En daarbij moet opgemerkt worden dat de bewuste certificering die wij binnen ons bedrijf kiezen ontegenzeggelijk het meest relevant is. De te bestuderen stof kent eilanden van relevantie, maar daarvoor is wel een forse ondekkigstocht nodig. In onze ervaring is een Microsoft certificering onvoldoende relevant om als ‘bewijs van geschiktheid’ te dienen. Desondanks is de certificering voor ons als werkgever toch van grote waarde.

De certificering geeft namelijk aan of iemand het vermogen heeft om vol te houden. Het bepaald of iemand in staat is de certficering te behalen óndanks de lage relevantie. De certificering vereist namelijk een grote mate van interesse in de te bestuderen technologie. Hiervoor is commitment nodig. De Microsoft certificering die wij nastreven bepaald inderdaad deels dat iemand voldoende kennis heeft, maar vooral dat die persoon toewijding heeft. En naast kennis is toewijding voor ons en onze klant minstens zo belangrijk.

Als een bedrijf wil groeien, zal zij meer omzet moeten genereren. En dan vooral gefocust op een zelfde soort product in het zelfde marktsegment. Het structureel vrijmaken van iemand die zich puur bezig houdt met verkooptaken is hiertoe een goede maatregel.

Moet je als ondernemer zelf de verkoop doen binnen jouw bedrijf? Is het een zwakte als de ondernemer hier niet zo veel zin in heeft? Moet de ondernemer niet meer naar buiten gericht zijn, dan naar binnen? Ik denk het op zich wel, en voel ook dat je als ondernemer een systeem moet opzetten waarin vakmensen én verkopers een rol hebben. Het aannemen van een verkoper is het zelfde als het aannemen van bijvoorbeeld een programmeur (in het geval van een softwarebedrijf). Waarom zou de ondernemer zelf programmeren? Waarom zouden de ondernemer zelf gaan verkopen? Dit zijn wellicht de zelfde vragen.

De E-Myth – een populair boek over ondernemerschap – onderscheid managers, techneuten en ondernemers. Managers kijken naar het verleden en proberen de status-quo te handhaven. Ondernemers kijken vooruit en zetten de grote lijnen uit. Techneuten zijn vakidioten die hun werk leuk vinden en het beste uit zichzelf willen halen. Techneuten zijn – in de definitie van de E-Myth – niet alleen de technici pur sang; het zijn alle vakvolwassen medewerkers. Verkopers vallen hier ook onder. Een goed systeem heeft ondernemers om de lijnen uit te zetten, techneuten om het werk te doen en managers om te contoleren of het goed gaat.

Strikt in de leer mag de ondernemer zelfs helemaal geen onderdeel van het systeem zijn. Het systeem moet doordraaien zonder zijn directe dagelijkse bemoeienis. De ondernemer dient een systeem neer te zetten waarin alle taken netjes belegd zijn bij vakvolwassen medewerkers. Inclusief de verkooptaken; deze zijn een integraal en cruciaal onderdeel van het systeem. Daardoor is slechts één conclusie mogelijk: ga als ondernemer niet zelf verkopen, maar neem een verkoper aan.

Maar hoe neem je als klein (doch groeiend) bedrijf een verkoper aan? De persoon die je zoekt heeft een aardige senioriteit, en tegelijkertijd verwacht je dat hij/zij zo flexibel is als vers groen gras. In de praktijk is dit een lastige combinatie. De verleiding is groot om de nieuwe verkoper als vennoot te verwelkomen. Hij zou dan ondernemer worden, waardoor je weer terug bij af bent. Hier ligt een mooie valkuil te wachten.