Nogmaals van harte gefeliciteerd met je stap om zelfstandig ondernemer te worden! Tijd om een aantal zaken te regelen.

Voor het gemak ga ik er van uit dat je de belangrijkste dingen geregeld hebt (klanten + inkomsten), hier de uitgaven en extracuriculaire bezigheden.  Ondanks het risico dat ik dingen uitleg die je al weet… hierbij een overzichtje van de dingen die je moet regelen en hoe ik het (grotendeels naar tevredenheid) opgelost heb. In semi-gestructureerde volgorde, ter lering ende vermaeck.

Hulp in de administratieve huishouding

• Een accountant controleert je boeken, en dit is alleen nodig bij een BV
• Een boekhouder boekt (o.a.) je bonnetjes in, maar dit kun je zelf ook doen
• Een belastingadviseur zorgt er voor dat je op tijd je belastingaangiftes doet en dat je zo min mogelijk betaald.
• Je blijft altijd ZELF eindverantwoordelijk en je kunt bovengenoemde lieden – in de praktijk – niet aanklagen als ze er een potje van hebben gemaakt.
• 99% kans dat je als eenmanszaak het beste uit bent. Een accountant verdient meer aan je als je een BV start, vandaar hun advies dit laatste te doen. Zelf op blijven letten.
• Met een eenmanszaak heb je dus geen accountant nodig, wel een belastingadviseur en eventueel een boekhouder.
• Stuur alle administratieve stukken direct en zo snel mogelijk door naar je boekhouder/belastingadviseur en vraag hen de paperassen in te vullen. Zij kunnen dit in minder tijd doen dan jij en voorkomen te hoge aanslagen, getrut en boetes.
• Een aanrader zijn de workshops van de kamer van koophandel over administratie en boekhouding

Inschrijven

• Je start met het inschrijven van je eenmanszaak bij de lokale KVK
• Hier moet je een handelsnaam kiezen. Je mag deze later wijzigen of een extra naam toevoegen.
• Bij de KVK kunnen ze (als het goed is) ook gelijk een BTW nummer voor je aanvragen bij de belastingdienst.
• Je krijgt van de belastingdienst een formulier waarop je omzet moet schatten, schat dit niet te hoog in (!), je krijgt anders meteen een fikse aanslag vooraf.
• Je moet je ook inschrijven bij de belastingdienst, hiervoor krijg je een formulier mee bij de KVK, of deze kun je op internet downloaden (vraag hier naar bij de KVK)
• Voorts MOET je per direct een VAR verklaring aanvragen bij de belastingdienst. Je klant wil deze hebben voor hij jouw factuur betaald. Een VAR verklaring geeft naar jou klant enige zekerheid dat je (voor de belastingdienst) werkt als zelfstandige ipv als medewerker.
• Open een zakelijke rekening bij je favoriete bank, maar natuurlijk niet de bank waar je ook je privé rekeningen hebt.
• Vraag ook gelijk een zakelijke creditcard  aan zodat je spulletjes via internet kunt bestellen. Betaal waar mogelijk gewoon vanaf je bankrekening en nooit contant.
• Schrijf je in bij de Makro en het Office Center (hiervoor je een inschrijfbewijs van de KVK nodig)
• Regel een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) deze is er in alle soorten en smaken, is nodig en kost ongeveer 500 euro.
• Regel eventueel een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering. Of deze nodig is, is afhankelijk van je werk. Een ontevreden klant kun je soms met een paar extra gratis uurtjes een eind komen. Zijn de risico’s groter: dan zeker doen.

Administratie en boekhouding

• Koop een aantal postbakjes (die stapelbare vakjes). Je hebt er 6 nodig:
  • Postvak in (alle nieuwe post waar je nog niet naar gekeken hebt)
  • Te doen (papieren waar je op korte termijn iets mee moet doen)
  • Te betalen facturen (spreekt voor zich)
  • Betaalde facturen (hier komen ook alle bonnetje die je in je portemonnee verzameld terecht)
  • Archiveren (alle papieren waarvan je te lui bent om ze direct te archiveren)
  • Zakelijk (alle overige dingen die niet belangrijk zijn)
  • Het bakje met te betalen facturen maak je gelijk leeg (lees: meteen betalen) het bakje “te doen” is ook leeg, en dus kun je met een gerust gevoel in  de tuin gaan liggen.
  • Koop kleine orders, hiervan heb je er 3 nodig)
    • Verkoopcontracten en facturen (alle overeenkomsten die je met je KLANTEN heb, en alle facturen met tabbladen per maand)
    • Overeenkomsten (alle inkoopovereenkomsten, van KPN tot de Makro)
    • Administratie (alle betaalde facturen + papieren van de belastingdienst)
    • Belangrijk: Deze ordners bevatten de administratie van dit jaar. Voor volgend jaar start je met nieuwe lege orders (van een andere kleur; 1 kleur per jaar).
    • Bij controle van de belastingdienst geef je alleen de ordners van dat jaar en niet die van andere jaren, want deze gaan ze dan ook geheid controleren.
    • Heb je een document in een volgend jaar ook nodig? Maak een kopie voor de map van het vorige jaar een verhuis het origineel naar het nieuwe jaar.
    • Facturen moeten voldoen aan een aantal kenmerken, dit leer je in de workshops van de KVK.
    • Facturen moeten genummerd zijn op een logische manier. 1, 2, 3, 4 is logisch… 1, 4, 7, 10 ook. Je kunt kiezen voor de laatste variant zodat je klanten niet zo snel weten hoeveel facturen je stuurt. Is handig voor de machtsverhoudingen.
    • Bewaar alle bonnetjes in een apart vakje in je portemonnee, betaal alles zoveel mogelijk van je zakelijke rekening (ECHT DOEN).
    • Wees creatief bij het betalen van aankopen: elektronisch speeltje voor je neefje wat je eventueel ook zakelijk had kunnen gebruiken: betalen van de zakelijke rekening en opvoeren als kosten. (dit is natuurlijk een geintje, dat zou ik nooit doen)
    • Schrijf je uren in je agenda (inclusief reis uren en uren die je zakelijk besteed, maar niet factureerd)
    • Maak bij factuurabele uren een korte notitie wat je gedaan hebt
    • Stuur facturen aan het eind van iedere maand.
    • Je boekhouder zal uitleggen dat je je bonnetje in een Excel-sheet moet inkloppen en deze naar hem moet sturen. Dit is het enige wat je zelf wilt doen.

Automatisering

• Je hebt een emailadres nodig. Hiervoor kies je hosted-exchange (gekoppeld aan outlook) of Google Mail/Docs. Mail en adresboek zijn altijd gebackuped  en je kunt beide ook op je telefoon inzien & wijzigen. Als je Outlook gewend bent, kies dan voor hosted-exchange.
• Ook een laptop is handig. Dell is prima spul voor een goede prijs en snel bezorgd. Een groter scherm is goed voor de creativiteit. Een kleintje draagt makkelijk mee en komt ook professioneler over.
• Koop een extra accu-lader: één voor thuis/kantoor en één voor in je tas. Idem voor een tweede muis.
• Een laptop standaard van www.standit.com is heel handig. Hiermee kun je je laptop omhoog zetten en met een los toetsenbord ergonomisch correct werken. Dit voorkomt RSI of een tweede computer.
• Je telefoonrekening en internetrekening kun je als zakelijke kosten boeken
• Koop in ieder geval een zwart-wit laser printer (en eventueel een alles-in-1 kleuren bubble jet met scanner) om nette printjes te maken
• Schrijf je in bij een universiteit, krijg toegang tot surfspot.nl en koop hier al je software voor een prikkie. Als het zo uitkomt natuurlijk ;o)
• Belangrijk: Je bent zelf verantwoordelijk voor het maken van backups van je gegevens!!!!! Je wilt niet tegen je klant moeten zeggen dat je al het werk van een maand kwijt bent. Kies hier voor dropbox.com
• Telefoonabonnement heb je in alle soorten en maten, maar dat is niet anders dan prive.
• Email op de mobiel ontvangen is super handig evenals agenda beheren. De meeste telefoons hebben dit prima geregeld.
• Idem voor internet, omdat er niemand op  jouw kantoor is die je even kunt bellen is googleen op je mobiel een uitkomst

Marketing

• Je hebt eigenlijk twee dingen nodig: visitekaartjes en een website
• Visitekaartjes bestel je bij www.vistaprint.com voor 30 euro heb je 250 kaartjes (en dat zijn al erg veel kaartjes!!! Daar doe je een jaar mee)
• Een website kan heel simpel worden. Vijf pagina’s met wie je bent, wat je doet, en wat je gegevens zijn.
• Je website is er vooral voor mensen die jou al kennen en geeft ze een bevestiging van jouw gevoel voor kwaliteit

Dat was het wel. Valt allemaal dus wel mee wat er moet gebeuren. ;o)