Sinds de start van Octavalent houden we vier functionerings- en/of beoordelingsgesprekken per jaar. Dit lijkt veel, maar het wordt door iedereen als zeer prettig ervaren. Uit onderzoek blijkt zelfs dat feedback de grootste motivator is die bestaat. Geen enkele reden dus om dit te veranderen! Voorheen was een kwartaalgesprek een gezellig onder-onsje. Absoluut nuttig, maar te subjectief. Aan het eind van het jaar was het moeilijk om objectief te beargumenteren waarom iemand wel of geen bonus kreeg, laat staat dat er een grondslag was voor salarisverhogingen. Deze ronde was onze aanpak anders. Dit kwartaal hebben we voor het eerst een beoordelingsformulier gebruikt. Zo kunnen we een meer objectief oordeel geven.

Het beoordelingsformulier bestaat uit 21 punten, verdeeld in vier blokken. De eerste twee blokken – betrokkenheid en vakvolwassenheid – evalueren het willen en kunnen van een medewerker: heeft iemand de wil om zich voor het bedrijf in te zetten, én heeft hij/zij de capaciteiten om dat goed te doen. De laatste twee blokken zijn management en leiderschap. Management heeft met name betrekking op het zelfmanagement (hoe gaat iemand met zichzelf om). Ook leiderschap evalueren we met nadruk niet in de hiërarchische zin. Alles wat iemand doet heeft effect op anderen; alles wat een lid van een groep doet heeft effect op de groep als geheel. Het is belangrijk dat iedereen zich hier bewust van is en zijn invloed op een positieve manier aanwendt.

De 21 punten scoren we met een vier-punts-schaal: onvoldoende, matig, goed en uitstekend. Dit is een veelgebruikte schaal voor dit soort formulieren. Een vier-punts-schaal dwingt om een keuze te maken, en voorkomt dat alle vinkjes veilig in het midden staan. Naast de score per punt geven we per blok opmerkingen. Het is cruciaal om tijdens het invullen van het beoordelingsformulier voldoende opmerkingen te noteren. Deze helpen bij het beargumenteren tijdens het gesprek. Het is verleidelijk om met voorbeelden te werken. Een voorbeeld maakt een punt van kritiek duidelijk, maar trekt ook alle aandacht naar zich toe. Voorkom ten alle tijden dat een discussie ontstaat over dat specifieke voorbeeld.

Onder het kopje betrokkenheid scoren we ook het ziekteverzuim. De wet verplicht werkgevers een eventueel ziekteverzuim te bespreken. Dit moet worden gedaan op basis van het daadwerkelijke ziekteverzuimpercentage. Het is dus aan de werkgever om dit bij te houden.

Bij het evalueren worden twee dingen met elkaar vergeleken. Zo ook met een beoordelingsformulier. Hierbij wordt de medewerker punt voor punt vergeleken met een rolmodel. Dit rolmodel is de functie die men in het bedrijf vervult. Een Sales Manager wordt verwacht technisch inzicht te hebben, maar minder dan een Back-End Developer. Omgekeerd verwachten we van een Back-End Developer enig commercieel inzicht.

Iedere medewerker wordt door ieder individueel MT-lid beoordeeld. Daarna worden de ingevulde formulieren besproken en tot een consensus gekomen. Zo zijn we er zeker van dat de beoordeling gedragen worden door het hele MT. Tijdens het invullen en bespreken is er een bepaalde natuurlijke distantie van de medewerker. Hierdoor is de beoordeling objectiever, en ook harder dan in een face-to-face gesprek. Dit is niet per definitie negatief, maar wel goed om je er van bewust te zijn.

Het beoordelingsformulier wordt met drie personen besproken: de beoordeelde plus twee beoordelaars. De beoordeelde heeft van te voren het formulier gezien (leeg) zodat hij/zij zich kan voorbereiden en wellicht voor zichzelf een beeld kan vormen wat hij er zelf van vind. Tijdens het bespreken wordt de beoordeling toegelicht en is er ruim de gelegenheid om verduidelijking te vragen. Het is niet de bedoeling om de beoordeling ter discussie te stellen.

Uiteindelijk wordt het formulier ondertekend voor gezien en gearchiveerd. Dit is nodig om bij een onvrijwillig ontslag als werkgever sterker te staan. Om niet de schijn te wekken dat de werkgever een ontslagzaak verwacht, is het goed om zowel negatieve als positieve beoordelingen te laten tekenen. De medewerker krijgt uiteraard een exemplaar mee.

Als het goed is zal de medewerker zich herkennen in de beoordeling. Er mogen geen verrassingen zijn. Toch is het goed om regelmatig te evalueren. Sterker: dat er geen verrassingen zijn, is juist een resultaat van regelmatige evaluaties!

Tot slot een inkopper: beoordelingsformulieren zijn net zo vertrouwelijk als salarisstroken. Ga er zorgvuldig mee om.